7 beste Zertifikatsmanagement-Software 2026

Zertifikatsmanagement klingt zunächst einfach – doch ohne das richtige Tool wird es schnell zur administrativen Herausforderung.

Manuelles Nachverfolgen von Zertifikaten, verstreute Excel-Listen und verpasste Fristen kosten nicht nur Zeit, sondern gefährden auch die Compliance.

Deshalb hat Certifier die 7 besten Tools für das digitale Zertifikatsmanagement zusammengestellt – inklusive ihrer wichtigsten Funktionen und Besonderheiten.

Jede dieser Zertifikatsmanagement-Lösungen hilft Ihnen dabei, Prozesse zu automatisieren, Zertifikate zentral zu verwalten und jederzeit den Überblick zu behalten.

Certifier bietet ein vollständiges Paket für das digitale Zertifikatsmanagement – inklusive Gestaltung, automatischer Ausstellung und Verifizierung.

Andere Anbieter fokussieren sich oft nur auf Tracking oder Integrationen, vernachlässigen aber Gestaltungsmöglichkeiten.

Funktionen wie Massenversand, dynamische QR-Codes und automatische Verlängerung sind bei Certifier standardmäßig enthalten.

Viele Tools machen keine klaren Angaben zu Preisen oder schränken den Funktionsumfang in kostenlosen Versionen stark ein.

5 wichtige Funktionen von Zertifikatsmanagement-Lösungen

Bevor Sie verschiedene Anbieter vergleichen, lohnt es sich, die wichtigsten Funktionen einer guten Zertifikatsmanagement-Software zu kennen. Achten Sie auf diese 5 Merkmale:

01 Zuverlässige Erstellung & Automatisierung

Wählen Sie eine Software, mit der Sie Zertifikate im großen Stil gestalten und ausstellen können. Vorlagen, Branding-Optionen und dynamische Felder sparen enorm viel Zeit bei der Erstellung.

Zentrales Tracking aller Zertifikate

Ein übersichtliches Dashboard zeigt Ihnen, welche Zertifikate bereits ausgestellt, geöffnet oder heruntergeladen wurden – inklusive Fristen. So vermeiden Sie Rätselraten.

Integriertes Verlängerungsmanagement

Automatische Erinnerungen und Ablaufbenachrichtigungen sorgen dafür, dass keine Zertifizierung unbemerkt verfällt – essenziell für Branchen mit strengen Auflagen.

Verifizierbarkeit & Empfängerfreundlichkeit

Funktionen wie eindeutige Zertifikats-IDs, digitale Geldbörsen oder Verifizierungsseiten ermöglichen eine einfache und sichere Weitergabe. Gleichzeitig schützen Sie Ihre Marke vor Missbrauch.

Nahtlose Integrationen

Ob Lernplattform (LMS), HR-Software oder CRM – gute Tools lassen sich einfach integrieren. Ein starker API-Zugang erleichtert das Skalieren Ihrer Prozesse zusätzlich.

Diese Kernfunktionen machen den Unterschied – denn effizientes Zertifikatsmanagement braucht kein Tabellenchaos.

Lesen Sie hier, wie Sie Zertifikate ganz einfach per E-Mail ausstellen.

01 Certifier – Das professionelle Zertifikatsmanagement-Tool

Wenn Sie im Bildungsbereich, in Unternehmen, im Gesundheitswesen oder im öffentlichen Dienst tätig sind, ist Certifier das optimale Tool für Ihr Zertifikatsmanagement.

Die Plattform zählt zu den führenden Zertifikatsmanagement-Lösungen auf dem Markt – und das aus gutem Grund.

Certifier wurde entwickelt, um sämtliche Prozesse rund um digitale Zertifikate zu vereinfachen – ob Sie große Datenmengen verarbeiten, Compliance-Anforderungen erfüllen oder den Überblick in Echtzeit behalten möchten.

Mit der Zertifikatsmanagement-Software Certifier lassen sich Zertifikate nicht nur automatisiert ausstellen, sondern auch zentral verwalten, erneuern, analysieren und verifizieren. Und das Beste: Sie können sofort starten – kostenlos.

Zertifikate und Badges erstellen

Ausgestellte personalisierte Zertifikate mit QR-Code.

Kostenlos starten

Was macht Certifier so besonders?

Automatisierte Zertifikatserstellung. Schluss mit manueller Dateneingabe: Erstellen Sie eine Vorlage, laden Sie die Empfängerliste hoch – den Rest übernimmt Certifier. Schnell, effizient und fehlerfrei.

Zertifikatsverlängerung ohne Aufwand. Verpassen Sie keine Fristen mehr. Certifier ermöglicht es, Ablaufdaten festzulegen und versendet automatisch Erinnerungen zur Erneuerung.

Zertifikate in Echtzeit nachverfolgen. Behalten Sie jederzeit den Überblick: Sehen Sie, wer ein Zertifikat geöffnet, heruntergeladen oder geteilt hat. Erstellen Sie Berichte auf Knopfdruck.

Sichere Verifizierung mit einem Klick. Zertifikate lassen sich über das digitale Wallet teilen – Empfänger können ihre Nachweise weiterleiten und Dritte verifizieren diese mit nur einem Klick.

24/7-Zugriff auf digitale Zertifikate. Empfänger haben jederzeit Zugang zu ihren Zertifikaten – ob im Büro, zu Hause oder unterwegs. Das digitale Wallet macht’s möglich.

Filter- und Suchfunktionen im Dashboard. Die neue Filter- und Suchlogik vereinfacht das Arbeiten enorm. Suchen Sie nach Gruppen, Namen, Status oder anderen Kriterien.

Workspaces für Teams und Organisationen. Verwalten Sie mehrere Accounts zentral. Weisen Sie Teammitgliedern spezifische Rollen zu und organisieren Sie Zertifikatsprojekte effizient.

02 essendi xc – Enterprise-Zertifikatsmanagement für IT-Infrastrukturen

essendi xc ist eine in Deutschland entwickelte Zertifikatsmanagement-Software der PSW Group / essendi IT.

Sie wurde speziell für den unternehmensweiten Einsatz konzipiert und konzentriert sich auf die zentrale Verwaltung von X.509-Zertifikaten in komplexen IT-Infrastrukturen.

Die Lösung automatisiert den gesamten Lebenszyklus von Zertifikaten – von der Ausstellung über die Verteilung und Verlängerung bis hin zum Widerruf. Mehrere Certificate Authorities (CAs) sowie HSMs lassen sich nahtlos integrieren.

Über ein Self-Service-Portal können dezentrale Zertifikatsanfragen gestellt werden, ohne dabei Compliance-Anforderungen zu verletzen – dank rollenbasierter Zugriffskontrolle und revisionssicherer Protokollierung.

essendi xc: Funktionen im Zertifikatsmanagement

Netzwerk-Scan und zentrale Übersicht über alle SSL-/TLS-Zertifikate im Unternehmen

Automatisierte Verlängerungen, Verteilungen (ACME, SCEP, SCP) und Ablaufwarnungen

Multi-CA-Support, Berichte und zentrales Dashboard für mehr Unabhängigkeit

Integration mit LDAP/Active Directory, HSMs und anpassbare Vorlagen/Profiles

Vorteile von essendi xc

100 % „Made in Germany“, inklusive IT-Sicherheitskennzeichnung und Support auf Deutsch/Englisch

Reduziert den Verwaltungsaufwand durch Automatisierung und Self-Service

Skalierbar für mittlere bis große Unternehmen mit komplexer PKI-Infrastruktur

Minimiert Ausfallrisiken durch transparente Prozesse und Fristenmanagement

Nachteile von essendi xc

Fokus auf sicherheitsbezogene Zertifikate – keine Lösung für HR-, Schulungs- oder Bildungsnachweise

IT-Fachwissen für Implementierung und PKI/HSM-Integration erforderlich

Erweiterungen nur über Vendor-Implementierung möglich – kein Self-Service

Keine öffentlichen Preisangaben – nur individuelle Enterprise-Angebote auf Anfrage

essendi xc Preise

Preise werden nicht öffentlich kommuniziert. Lizenzierung erfolgt individuell nach Beratung durch die essendi IT GmbH.

Entdecken Sie professionelle kostenlose Kurszertifikat-Vorlagen, die sofort einsatzbereit sind.

03 Verlingo – Automatisierte Zeugnis- und Zertifikatsgenerator für HR-Teams

Verlingo ist ein spezialisiertes deutsches Tool zur Erstellung von Arbeitszeugnissen und HR-Zertifikaten, das sich an Unternehmen, Kliniken und öffentliche Einrichtungen richtet.

Die Plattform automatisiert die Erstellung rechtssicherer Dokumente gemäß dem deutschen Arbeitsrecht.

Mit Hilfe von Vorlagen, Textbausteinen und digitaler Signatur spart Verlingo Zeit bei der Erstellung und dem Versand von Zeugnissen – insbesondere bei häufigen oder standardisierten Dokumenten.

Verlingo: Funktionen für digitales HR-Zertifikatsmanagement

Vorformulierte, juristisch geprüfte Vorlagen für Arbeitszeugnisse im deutschen Stil

Automatische Massenverarbeitung durch Datenimport aus Excel oder HR-Systemen

Unterstützung elektronischer Signaturen und sicherer Versand an Mitarbeitende

Volle Einhaltung der HR-Standards und vollständig deutschsprachige Oberfläche

Vorteile von Verlingo

Weit verbreitet in deutschen Unternehmen mit gesetzlicher Zeugnis-Ausstellungspflicht

Spart im Vergleich zur manuellen Word-Erstellung mehrere Stunden pro Dokument

Intuitiv und nutzbar auch ohne technisches Vorwissen – ideal für HR-Abteilungen

Exakt auf die Anforderungen des deutschen Arbeitsrechts zugeschnitten

Nachteile von Verlingo

Starker Fokus auf HR-Zeugnisse – keine allgemeine Zertifikatsmanagement-Lösung

Keine erweiterten Analysefunktionen, kein Tracking oder LMS-Anbindung

Primär für den deutschsprachigen Markt entwickelt, eingeschränkter Mehrsprachensupport

Preise werden nicht öffentlich genannt – Informationen nur auf Anfrage

Verlingo Preise

Keine öffentliche Preisstruktur. Lizenzmodelle und Abonnements individuell über den Vertrieb erhältlich – abgestimmt auf Unternehmensgröße und Bedarf.

04 MyComply – Zertifikatsmanagement-Software für Compliance und Nachweispflicht

MyComply ist eine Zertifikatsmanagement-Software, die speziell für Branchen mit hohen Compliance-Anforderungen entwickelt wurde – insbesondere für das Bauwesen.

Wenn Sie es leid sind, Papiernachweise manuell nachzuverfolgen oder Fristen für die Zertifikatsverlängerung zu verpassen, bietet MyComply eine digitale Lösung.

Zertifikate zur Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

Die Plattform digitalisiert alle Zertifikatsunterlagen, verfolgt Ablaufdaten und stellt sicher, dass Ihre Mitarbeitenden jederzeit über gültige Qualifikationen verfügen – ein Muss für jedes effiziente digitale Zertifikatsmanagement.

MyComply: Funktionen für professionelles Zertifikatsmanagement

Frühzeitige Benachrichtigungen vor Ablauf von Zertifikaten helfen, Verlängerungen rechtzeitig zu planen und Regelverstöße zu vermeiden.

Die integrierte Trainingsmatrix ermöglicht die Filterung von Mitarbeitenden nach Zertifikaten und Rollen – ideal für große Teams

Zertifikatsdokumente können direkt mit Auftraggebern oder Partnerfirmen geteilt werden – für nahtloses Projekt-Onboarding

Vorteile von MyComply

Automatisierte Prozesse für mehr Compliance-Sicherheit und weniger manuelle Arbeit

Teamübergreifende Zusammenarbeit beim Zertifikatsmanagement – besonders wertvoll bei Großprojekten

Die Trainingsmatrix sorgt für Übersicht und Struktur bei Qualifikationen im Unternehmen

Nachteile von MyComply

Einrichtung kann bei komplexen Compliance-Anforderungen professionelle Unterstützung erfordern

Die Benutzeroberfläche wirkt veraltet und wenig intuitiv

Teilweise unklare Navigation oder Anweisungen

MyComply Preise

MyComply bietet verschiedene Preispläne:

Ab 499 USD/Jahr für 1–19 Mitarbeitende bis zu 1.999 USD/Jahr für über 100 Profile. Alle Pakete beinhalten Zertifikatsmanagement, Ablaufwarnungen, Dokumentfreigabe und Integration von Smart Badges.

05 MuchSkills – Zertifikatsmanagement-Tool mit Skill-Tracking

MuchSkills hilft Organisationen dabei, den Überblick über die Qualifikationen und Zertifikate ihrer Mitarbeitenden zu behalten.

Die Plattform eignet sich besonders für Unternehmen, die Weiterbildungen fördern und digitale Zertifikate sowie Kompetenzen systematisch verwalten möchten.

Über ein zentrales Dashboard erkennen Sie auf einen Blick, welche Zertifikate aktuell, abgelaufen oder noch erforderlich sind.

So wird das Zertifikatsmanagement nicht nur einfacher, sondern strategischer – ganz besonders in wachsenden Teams.

MuchSkills: Funktionen für digitales Zertifikatsmanagement

Übersicht über alle Zertifikate eines Teams – inklusive Gültigkeit und bevorstehenden Abläufen

Visuelle Abbildung vorhandener Skills und Qualifikationen innerhalb der Organisation

Automatische Erinnerungen per E-Mail bei bevorstehenden Abläufen

Teamzusammenstellung basierend auf Skills und vorhandenen Zertifikaten

Vorteile von MuchSkills

Intuitives Interface, leicht einzurichten – keine lange Einarbeitungszeit nötig

Kombinierte Verwaltung von Skills und Zertifikaten – ideal für Personalverantwortliche

Einzelpersonen können MuchSkills kostenlos testen

Nachteile von MuchSkills

Keine mobile App – eingeschränkter Zugriff unterwegs

Keine Möglichkeit zur Erstellung oder Ausstellung neuer Zertifikate – nur Verwaltung

MuchSkills Preise

Ab 7 €/Monat pro Nutzer – für Einzelpersonen kostenlos nutzbar.

07 Sertifier – Zertifikatsmanagement-Software mit Blockchain-Option

Sertifier ist ein cloudbasiertes Tool für das digitale Zertifikatsmanagement, das insbesondere für Bildungseinrichtungen geeignet ist.

Es bietet eine einfache, aber solide Plattform zur Erstellung, Ausgabe und Nachverfolgung von digitalen Zertifikaten – von der Gestaltung bis zur Verifizierung.

Mit Sertifier können Organisationen ihre Zertifikate individuell gestalten, über ein Dashboard verwalten und bei Bedarf sogar mit Blockchain-Technologie absichern.

Sertifier: Funktionen für das Zertifikatsmanagement

Ein Design-Editor ermöglicht das Importieren von Bildern, das Hinzufügen von Texten und die individuelle Gestaltung der Zertifikate.

Ein übersichtliches Dashboard erlaubt das Tracking aller Zertifikate sowie Metriken wie Öffnungen, Klicks und Shares.

Zertifikate lassen sich mit Blockchain-Technologie absichern, um Fälschungsschutz und einfache Verifizierbarkeit zu gewährleisten.

Detaillierte Engagement-Analysen und Reichweitenberichte – allerdings nur in höheren Preispaketen verfügbar.

Vorteile von Sertifier

Intuitive Benutzeroberfläche, leicht zu konfigurieren und zu bedienen

Branding-Anpassungen möglich – je nach Tarif

Einfache Verifizierung von Zertifikaten durch Arbeitgeber oder Bildungspartner

Nachteile von Sertifier

Branding-Funktionen und erweiterte Analysen nur in teureren Tarifen verfügbar

Keine professionellen Vorlagen für Compliance-Zertifikate

Eingeschränkter Funktionsumfang in den Basisplänen

Sertifier Preise

Sertifier bietet eine 14-tägige kostenlose Testversion. Die Preise beginnen bei 37,50 USD/Monat und reichen bis 167 USD/Monat. Höhere Tarife enthalten Funktionen wie API-Integrationen, erweitertes Branding und dedizierten Support.

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Wie Sie ein Zertifikat online erstellen – Schritt-für-Schritt erklärt

25. Apr. 202518 min Lesezeit

08 TalentGuard – Zertifikatsmanagement für Karriereplanung und Kompetenzentwicklung

TalentGuard ist eine umfangreiche Zertifikatsmanagement-Lösung, die sich besonders an größere Organisationen und öffentliche Einrichtungen richtet.

Der Fokus liegt dabei auf der Integration von Zertifikatsverfolgung in übergreifende Talentstrategien – etwa Nachfolgeplanung, Performance Management oder Karrierepfade.

Diese Plattform eignet sich ideal für Unternehmen, die den Kompetenzaufbau gezielt mit Zertifikatsmanagement-Software verbinden möchten.

TalentGuard: Funktionen im Zertifikatsmanagement

Verwaltung aller Mitarbeiterzertifikate über ein zentrales System – jederzeit abrufbar und aktuell

Mitarbeitende können individuelle Karrierepfade mit klaren Kompetenz- und Zertifikatszielen abbilden

Eine integrierte KI analysiert Qualifikationen und gleicht sie mit Marktanforderungen ab – für gezieltes Upskilling

Rollenprofile lassen sich definieren – inklusive der nötigen Zertifikate und Kompetenzen

Vorteile von TalentGuard

Mitarbeitende erkennen genau, welche Zertifikate und Fähigkeiten für den nächsten Karriereschritt erforderlich sind

Zentrale Verwaltung aller Talentdaten – von Skills über Zertifikate bis zu Karrierezielen

Individuell anpassbare Talentprofile und Anforderungen für jede Position

Nachteile von TalentGuard

Die Benutzeroberfläche ist funktional, aber nicht besonders modern

Keine öffentliche Testversion – Demo muss separat angefragt werden

Keine Möglichkeit, eigene Zertifikate zu erstellen oder zu gestalten

TalentGuard Preise

Keine öffentliche Preisübersicht – individuelle Angebote nur auf Anfrage und nach Demo-Gespräch.

So verwalten Sie Ihre Zertifikate mit Certifier

Mit Certifier wird Zertifikatsmanagement zum Kinderspiel. Die benutzerfreundliche Plattform vereint leistungsstarke Funktionen in einer einzigen, durchdachten Zertifikatsmanagement-Lösung.

Zertifikate in großen Mengen erstellen und versenden

Mit dynamischen Attributen automatisiert Certifier die Erstellung personalisierter Zertifikate – ganz ohne manuelle Nachbearbeitung.

Daten wie Noten, Schulungsstunden, Betreuer oder Ablaufdaten lassen sich direkt aus Excel, Google Sheets oder einer eigenen Datenbank übernehmen.

Nach dem Hochladen der Empfängerliste verknüpfen Sie die Spalten mit den entsprechenden Platzhaltern in Ihrer Vorlage – und Certifier erledigt den Rest. Innerhalb weniger Minuten sind Ihre Zertifikate generiert und versandbereit.

Übrigens: Wenn Sie noch nie ein digitales Zertifikat erstellt haben, finden Sie in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung alles, was Sie wissen müssen.

Digitale Geldbörse mit SSL-Schutz & One-Click-Verifizierung

Jede Empfängerin und jeder Empfänger erhält eine SSL-geschützte digitale Wallet, direkt per E-Mail. Darin können Zertifikate gespeichert, heruntergeladen, geteilt und mit einem Klick verifiziert werden – jederzeit und ortsunabhängig.

Die Wallet enthält auch eine Verifizierungsseite, die Dritten erlaubt, die Echtheit der Zertifikate direkt online zu prüfen. So wird Vertrauen geschaffen und Betrug verhindert.

Fehler entdeckt? Kein Problem. Sie können bereits ausgestellte Zertifikate im Nachhinein bearbeiten – die Änderungen werden automatisch in den Wallets der Empfänger aktualisiert.

Ein zentrales Dashboard für alle Zertifikate

Ob Versand, Export, Tracking oder Fehlerkorrektur – mit dem Zertifikatsmanagement-Tool von Certifier behalten Sie alles im Griff. Zertifikate lassen sich mit nur einem Klick versenden oder als ZIP-Datei für den Druck exportieren.

Die Plattform informiert Sie per Smart Notification über Rückmeldungen – etwa bei Namensfehlern. Zudem behalten Sie Fristen im Blick und vermeiden abgelaufene oder übersehene Zertifizierungen.

Lebenslanger Zugang zu Zertifikaten

Auch wenn Ihr Konto deaktiviert wird oder Zertifikate ablaufen – Sie und Ihre Empfänger haben weiterhin Zugriff auf alle ausgestellten Dokumente über die digitale Wallet. Das bedeutet: Zertifikate sind dauerhaft einsehbar, verifizierbar und sicher gespeichert.

Leistung überwachen & analysieren

Im Dashboard der Zertifikatsmanagement-Software analysieren Sie, wie Empfänger mit Ihren Zertifikaten interagieren: Wer hat sie geöffnet, geteilt oder ignoriert? Auf dieser Basis lassen sich gezielte Follow-ups und Engagement-Strategien entwickeln.

Zudem lassen sich Exportberichte mit Marketingkennzahlen und Interaktionsdaten generieren – für mehr Einblick in Ihre Zertifizierungsmaßnahmen.

Wissen Sie, wie Empfänger ihre Zertifikate auf LinkedIn präsentieren können.

Was kostet Certifier?

Zertifikatsmanagement ohne Mehraufwand – mit der richtigen Software

Zertifikatsmanagement mag wie eine weitere lästige Aufgabe auf Ihrer To-do-Liste wirken – in Wahrheit ist es jedoch ein entscheidender Bestandteil effizienter Unternehmensprozesse.

Mit einer modernen Zertifikatsmanagement-Software wie Certifier verwandeln Sie manuelle, fehleranfällige Prozesse in einen automatisierten und strategischen Ablauf. So behalten Sie jederzeit den Überblick, erfüllen Compliance-Anforderungen zuverlässig und sparen wertvolle Zeit.

Probieren Sie Certifier aus und erleben Sie selbst, wie unkompliziert Zertifikatsmanagement 2026 sein kann!